01先确定负责人和用途
在为短期项目使用 Gmail、云端硬盘、YouTube 或其他 Google 服务前，先记录项目用途，以及由谁或哪个组织负责。应从一开始就使用由负责人或组织创建并控制的账号，而不是依赖历史不明的账号。
独立的项目账号可以将文件、通知和权限与个人工作区分开，也能让项目结束时的交接更清晰。
02邀请成员前，先完成恢复与登录保护
- 使用唯一且保存在认可密码管理器中的密码。
- 添加由指定负责人合法控制并能长期维护的恢复方式。
- 开启两步验证，并为负责人保留有记录的备用验证方式。
- 为每名协作者单独授权，不要共享密码或验证码。
03项目进行中遵循最小权限原则
只分享协作者真正需要的文件夹、频道、日历或服务，不要默认把所有人设为所有者。职责变化时，特别是外包人员或临时成员离开时，应及时检查权限。
重要联系人和项目说明应保存在负责人所在组织可控制的位置，而不应只存在项目账号内部。
04有计划地结束或交接项目
工作或学校账号应由组织管理员参与处理，不要试图绕过其安全控制。简短的结束检查表比假设临时登录会一直安全可靠得多。
- 检查文件、共享链接、第三方应用访问权限和已登录设备。
- 只交接下一位负责人实际需要的数据和权限。
- 移除旧成员，并撤销不再需要的备用验证方式。
- 记录最终负责人、恢复方式检查日期，以及任何计划中的删除或保留决定。
FAQ常见问题
临时项目可以共用一个 Gmail 密码吗？
不可以。只要服务支持，就应为每个人单独授权。共享密码和验证码会使移除权限和追责都变得困难。
企业项目可以使用个人 Google 账号吗？
对于持续性的业务工作，由组织控制的账号更利于管理和交接。小型临时任务如使用个人账号，应记录负责人，并避免在其中保存敏感或长期业务资料。
项目账号应使用哪些恢复资料？
应使用指定负责人合法控制且能长期维护的恢复方式和第二验证因素。它们必须保持私密，并在负责人变更时重新检查。
外包人员离开项目后应做什么？
移除其访问权限，检查共享链接和已连接应用，并确认没有共享密码、备用验证码或恢复方式仍在使用。