01先确定谁负责整理
团队文件夹的目标不是建立复杂目录树，而是让大家不问人也能找到正确版本。过深的层级和临时命名会制造副本，最终让权限和版本都难以控制。
例如把每个客户的合同、交付文件和会议记录放在同一项目目录，比让每位同事各建一套文件夹更容易交接。
02操作与核对清单
- 按业务领域或项目建立一级文件夹，并约定固定命名格式。
- 把模板、正在进行和已归档资料分开管理。
- 在文件名加入日期、版本或状态，而不是使用“最终版2”。
- 为每个重要文件夹指定责任人，定期处理重复和过期文件。
03个人云端硬盘和共享云端硬盘该选哪个？
团队长期共同拥有的资料通常更适合共享云端硬盘；个人草稿和私人资料应留在个人空间。
结构稳定后再逐步优化，不要每月重命名所有文件夹。大规模移动会打断书签和工作习惯，也可能让共享对象误以为文件被删除。
请另一位同事按项目名找一次文件；如果仍要问文件在哪里，就需要调整命名或目录层级。