01先确定文件的业务归属
项目文件不应因人员离开而失去负责人。关闭项目时，应确定哪些资料属于组织记录、哪些需要交给客户、哪些可以按规则删除。
02按保留、归档和删除三类处理
- 保留仍需运营或审计的必要文件。
- 归档已完成但可能需要查阅的资料，并标明负责人和日期。
- 确认无保留义务后，再删除重复、临时或不再需要的文件。
03同步回收共享权限
文件清理和权限清理需要一起完成。检查共享链接、外部协作者、群组访问和第三方连接，避免旧项目继续暴露信息。
FAQ常见问题
删除文件前应确认什么？
确认没有业务、合同或法律保留要求，并且必要负责人已完成交接。
归档文件还需要检查权限吗？
需要。归档不代表可以无限期保留原有的外部访问权限。