01从最敏感的链接开始检查
“知道链接的任何人”并不等于全网公开，但链接可被转发，访问范围会迅速失控。对含有客户资料、报价、内部流程或个人信息的文件尤其需要谨慎。
‘知道链接的任何人’适合公开分发的资料，不适合包含客户名单或内部计划的文件。先筛选可能被转发到外部的链接，再决定逐一收紧。
02操作与核对清单
- 从最近共享或重要项目文件开始查看共享面板。
- 确认每个链接的访问范围、权限和到期规则。
- 将不再需要开放链接的文件改为“受限”。
- 为长期外部合作改用指定人员共享并设置复核日期。
03把文件改为受限后，旧链接还能打开吗？
没有被明确授予访问权限的人将无法再通过旧链接打开该文件。
审计应有记录：谁负责、发现了哪些开放链接、何时已收回。这样能让团队形成可验证的资料管理流程，而不只是在出问题后临时清理。
修改权限后请有合法访问需要的同事确认仍能打开；也要检查上级文件夹是否另有共享设置。